Kto kupuje materiały budowlane – inwestor czy wykonawca? Co lepsze?

Na budowie rzadko dobrze działa skrajne podejście: albo wszystko kupuje inwestor, albo za wszystko odpowiada wykonawca. W praktyce najwygodniejszy jest podział zakupów.

Duże pozycje – stal, pustaki, styropian, dachówkę czy część materiałów wykończeniowych – warto mieć pod kontrolą. Przy zamówieniu za kilkanaście czy kilkadziesiąt tysięcy złotych porównanie dwóch lub trzech hurtowni faktycznie może przynieść zauważalną oszczędność.

Zupełnie inaczej wygląda paczka wkrętów, brakujące kolano hydrauliczne, tarcza do cięcia albo dwa worki kleju potrzebne ekipie następnego ranka. Jeśli inwestor chce osobiście zatwierdzać i kupować również takie rzeczy, szybko zaczyna pełnić na budowie rolę zaopatrzeniowca.

Najwięcej problemów nie wynika zresztą z tego, kto pojechał do sklepu. Zaczynają się wtedy, gdy nie wiadomo kto wybiera materiał, kto podaje ilość, kto organizuje transport, czy wykonawca dolicza marżę i kto odpowiada za błędne zamówienie.

Inwestor czy wykonawca – kto powinien kupować materiały?

Przepisy nie narzucają prostego modelu, w którym wszystkie materiały budowlane zawsze musi kupować jedna ze stron. Dlatego sposób zaopatrzenia najlepiej ustalić przed rozpoczęciem robót, a przy większym zakresie zapisać go w umowie.

Przy typowej budowie domu sensownie może wyglądać to tak:

Nie chodzi więc o to, kto fizycznie odbierze towar z hurtowni. Ważniejsze jest, kto podjął decyzję o zakupie i kto bierze odpowiedzialność za jej skutki.

Kiedy warto kupować materiały samemu?

Przede wszystkim wtedy, gdy mówimy o dużych kwotach i materiałach łatwych do porównania.

Jeśli potrzebujesz 20 czy 25 palet pustaków, kilku ton stali albo całego transportu styropianu, zebranie kilku ofert ma sens. Różnica kilku procent przy takim zamówieniu może oznaczać kilka tysięcy złotych.

Kupując samodzielnie:

• widzisz rzeczywistą cenę materiału,
• możesz negocjować bezpośrednio z hurtownią,
• kontrolujesz producenta i parametry produktu,
• masz dokumenty zakupu,
• widzisz zamawianą ilość,
• łatwiej pilnujesz budżetu całego etapu.

Tyle że przy samodzielnych zakupach łatwo przestać liczyć własny czas.

Glazurnik dzwoni o 10:00, że skończył mu się klej i potrzebuje jeszcze dwóch profili. Jedziesz do marketu, po godzinie wracasz na budowę, a jeden z profili okazuje się niewłaściwy. Drugi kurs potrafi kosztować więcej czasu i paliwa niż cała oszczędność na materiałach.

Dlatego samodzielnie kupowałbym przede wszystkim rzeczy, przy których rzeczywiście jest co negocjować albo co kontrolować. Polowanie po całym mieście na element tańszy o kilka złotych zwykle nie ma większego sensu.

Porównuj całą dostawę, a nie tylko cenę produktu

Przy większych zamówieniach patrz na:

materiał + transport + rozładunek + koszt palet + zasady zwrotu nadwyżek.

Hurtownia mająca pustaki o 2% drożej może wygrać ofertę, jeśli zapewnia darmowy transport, HDS, odbiera palety i bez problemu przyjmie kilka niewykorzystanych paczek.

Znaczenie ma również dostępność. Jeśli podczas murowania zabraknie jednej palety, możliwość dowiezienia jej tego samego dnia może być więcej warta niż niewielka różnica w cenie podstawowego zamówienia.

Kiedy lepiej zostawić zakupy wykonawcy?

Przy drobnicy i materiałach wymagających technicznego doboru.

Hydraulik zwykle wie, jakich kształtek potrzebuje i w jakim systemie pracuje. Elektryk ma swoje puszki, złączki i mocowania. Dekarz zna taśmy, wkręty oraz elementy systemowe, których używa na co dzień.

Jeśli inwestor próbuje sam kupić każdy taki element, bardzo szybko okazuje się, że więcej czasu spędza na wyszukiwaniu symboli produktów niż na pilnowaniu samej budowy.

Wykonawcy można więc zostawić:

• materiały pomocnicze,
• drobne elementy montażowe,
• bieżące zakupy o małej wartości,
• produkty wymagające fachowego doboru,
• materiały, których dokładnego zużycia trudno wcześniej przewidzieć.

Przy materiałach technicznych dochodzi jeszcze odpowiedzialność za dobór. Jeśli fachowiec od lat pracuje na konkretnym kleju albo systemie i bierze odpowiedzialność za efekt, zmiana produktu tylko dlatego, że znaleźliśmy coś tańszego o 30 zł, nie zawsze będzie dobrym interesem.

W drugą stronę działa to tak samo: wykonawca nie powinien bez uzgodnienia zamieniać zaakceptowanego produktu na tańszy „odpowiednik”, bo akurat taki miał dostępny w swojej hurtowni.

Czy wykonawca może doliczyć marżę do materiałów?

Może, jeśli taki sposób rozliczenia został wcześniej ustalony.

Sam narzut na materiał nie jest niczym dziwnym. Firma przygotowuje zamówienie, kontaktuje się z dostawcami, organizuje transport, pilnuje braków, odbiera materiał, a czasami także finansuje zakupy z własnych środków.

Problem zaczyna się wtedy, gdy zdanie:

„materiał kupuje wykonawca”

dla inwestora oznacza zwrot kwoty z faktury, a dla wykonawcy – sprzedaż materiału z własną marżą.

Najlepiej od początku ustalić jeden z modeli:

Najbardziej konfliktowy wariant to nadal: „rozliczymy się później”.

Rabat wykonawcy nie musi oznaczać najniższej ceny

Na budowach często można usłyszeć:

„Mam w tej hurtowni 25% rabatu, sam tego taniej nie kupisz”.

Być może. Tylko że procent rabatu sam w sobie niewiele mówi.

Produkt kosztuje katalogowo 100 zł. Po rabacie 25% wykonawca płaci 75 zł.

W tym samym czasie druga hurtownia sprzedaje dokładnie ten sam produkt każdemu klientowi za 69 zł.

Oferta za 69 zł jest lepsza, mimo że na papierze nie ma żadnego „specjalnego rabatu”.

Przy dużym zakupie liczy się więc cena końcowa tego samego produktu wraz z dostawą.

Oczywiście zdarzają się też wykonawcy mający naprawdę świetne warunki handlowe dzięki dużym obrotom. Wtedy szkoda z takiego rabatu nie skorzystać.

Najprościej: wykonawca pokazuje ofertę ze swojej hurtowni, inwestor sprawdza jedną lub dwie alternatywy i wybieracie najlepszą opcję. Nie trzeba robić przetargu na każdą paczkę kołków.

A co z VAT-em przy zakupie materiałów przez wykonawcę?

To temat, który potrafi wpłynąć na porównanie ofert, ale nie działa według prostej zasady: „inwestor kupuje na 23%, a wykonawca zawsze zrobi wszystko na 8%”.

Podstawowa stawka VAT wynosi obecnie 23%. Stawka 8% może być stosowana m.in. do określonych robót związanych z budową, remontem, modernizacją, termomodernizacją lub przebudową obiektów zaliczanych do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym.

Dlatego inaczej może wyglądać podatkowo samodzielny zakup materiału w hurtowni, a inaczej rozliczenie przez firmę całej usługi wraz z materiałem. Nie oznacza to jednak, że każda faktura wykonawcy z materiałem automatycznie kwalifikuje się do stawki 8%.

Przed porównaniem dwóch dużych ofert najlepiej więc sprawdzić cenę brutto i dokładnie ustalić, co wykonawca będzie fakturował oraz z jaką stawką VAT. Przy większej kwocie warto to potwierdzić z księgowym albo doradcą podatkowym zamiast opierać kalkulację na zasłyszanej zasadzie.

Dobry model zakupów na budowie domu

Przy domu jednorodzinnym dobrze sprawdza się dość prosty układ:

• stal – wykonawca podaje ilość, inwestor akceptuje ofertę,
• beton – ekipa ustala parametry, ilość i termin, inwestor może zapłacić bezpośrednio betoniarni,
• pustaki – inwestor porównuje duże oferty i zamawia transport,
• zaprawy i produkty systemowe – wybór uzgodniony z wykonawcą,
• drut, dystanse, tarcze, wkręty i pozostała drobnica – po stronie ekipy.

Inwestor kontroluje w ten sposób największe wydatki, a wykonawca nie musi pięć razy dziennie dzwonić z listą brakujących drobiazgów.

Beton dobrze pokazuje, jak taki podział może działać

Inwestor nie powinien sam z siebie zamawiać rano 14 m³ betonu na południe tylko dlatego, że „chyba tyle wyjdzie”.

To ekipa powinna potwierdzić:

• klasę i pozostałe wymagane parametry betonu,
• potrzebną ilość,
• godzinę rozpoczęcia dostaw,
• odstępy pomiędzy kolejnymi gruszkami,
• gotowość szalunków i zbrojenia.

Inwestor może natomiast wcześniej negocjować cenę z betoniarnią i rozliczać dostawę bezpośrednio.

Każdy zajmuje się wtedy tą częścią, na której zna się lepiej.

Kto odpowiada za zły materiał albo złą ilość?

To jeden z powodów, dla których warto mieć choćby prostą wiadomość z listą materiałów zamiast załatwiać wszystko ustnie.

Inwestor kupił inny produkt niż wskazała ekipa

Jeżeli wykonawca podał konkretny produkt lub wymagane parametry, a inwestor sam zamienił go na tańszy materiał, odpowiedzialność za tę decyzję zaczyna się komplikować.

Tańszy odpowiednik najlepiej po prostu uzgodnić przed zakupem.

Wykonawca zamówił zdecydowanie za dużo

Murarz podaje 24 palety bloczków, a po zakończeniu ścian cztery pełne palety nadal stoją na placu.

Wtedy problemem nie jest tylko wartość materiału. Trzeba jeszcze ustalić, czy hurtownia go odbierze, kto zapłaci za transport zwrotny i co z paletami.

Przy droższych materiałach proś więc wykonawcę o podanie ilości w wiadomości. Nie chodzi o biurokrację – po kilku miesiącach nikt nie pamięta dokładnie, kto powiedział „20”, a kto „24”.

Materiału zabrakło i ekipa stoi

Jeśli to inwestor zobowiązał się zapewniać materiał, również musi robić to z odpowiednim wyprzedzeniem.

Lista wysłana o 7:15 w dniu rozpoczęcia prac niewiele pomaga.

Przy standardowych materiałach dobrze dostawać zapotrzebowanie kilka dni wcześniej. Przy produktach zamawianych specjalnie – odpowiednio wcześniej.

Co z materiałami, które zostaną?

Jeśli materiały zostały kupione za pieniądze inwestora, nie powinny po zakończeniu prac automatycznie wyjechać z ekipą na następną budowę.

Po zakończeniu etapu warto sprawdzić:

• co zostało,
• co można zwrócić,
• co będzie potrzebne później,
• co trzeba zabezpieczyć przed wilgocią lub kradzieżą.

Co wpisać do umowy w sprawie materiałów?

Nie trzeba tworzyć osobnego regulaminu na dwadzieścia stron. Kilka konkretnych punktów rozwiązuje większość problemów.

Warto zapisać:

• kto kupuje poszczególne grupy materiałów,
• kto określa potrzebną ilość,
• kto zatwierdza producenta albo parametry,
• kto zamawia transport i rozładunek,
• kto pokrywa koszt palet i odpowiada za ich zwrot,
• czy wykonawca dolicza marżę do materiału,
• jak dokumentowane są zakupy,
• od jakiej kwoty zakup wymaga wcześniejszej zgody inwestora,
• kto prowadzi ewentualną reklamację,
• co dzieje się z nadwyżkami.

Bardzo praktyczny jest limit zakupów, które ekipa może robić samodzielnie.

Przykładowo:

„Wykonawca może bez dodatkowej zgody kupować materiały pomocnicze do 500 zł. Zakupy przekraczające tę kwotę wymagają wcześniejszej akceptacji inwestora”.

Dzięki temu nikt nie dzwoni po zgodę na paczkę wkrętów, ale inwestor nie dostaje też bez ostrzeżenia rachunku na kilka tysięcy złotych.

Warto również ustalić, że zamiana wcześniej zaakceptowanego materiału wymaga uzgodnienia. Zdanie „tamtego nie było, więc wziąłem to” przy drogim produkcie nie powinno być standardowym sposobem podejmowania decyzji.

Jak kupować samemu i nie zostać zaopatrzeniowcem własnej budowy?

Najprościej ograniczyć liczbę miejsc, z których kupujesz.

Dobra lokalna hurtownia nie zawsze będzie najtańsza przy każdej pojedynczej pozycji. Jeśli jednak oferuje rozsądne ceny, własny transport, HDS, szybkie domówienia, zwroty i sprzedawcę, do którego można zadzwonić, na całej budowie może okazać się bardziej opłacalna niż ciągłe szukanie każdego produktu osobno.

Materiały zamawiaj również etapami. Nie ma większego powodu, żeby kilka miesięcy wcześniej wozić na działkę produkty potrzebne dopiero przy elewacji czy wykończeniu.

Naturalny podział wygląda mniej więcej tak:

fundamenty → ściany → strop → dach → instalacje → tynki i posadzki → wykończenie.

Przed każdym etapem poproś ekipę o listę potrzebnych materiałów z ilościami. A przy dostawie zrób zdjęcie dokumentu WZ i tego, co zostało rozładowane.

To wystarczy. Nie musisz prowadzić programu magazynowego, ale po pół roku naprawdę trudno sobie przypomnieć, czy przyjechało 12 czy 14 palet bloczków.

I nie próbuj optymalizować każdego zakupu. Przy etapie wartym kilkadziesiąt tysięcy złotych trzy godziny spędzone na szukaniu produktu tańszego o 17 zł trudno uznać za udaną oszczędność.

Co jest lepsze – materiały inwestora czy wykonawcy?

Przy typowej budowie domu najwygodniej sprawdza się model mieszany.

Inwestor kontroluje większe wydatki, produkty łatwe do porównania oraz wszystko to, gdzie znaczenie ma konkretny model, producent czy wygląd. Wykonawca zajmuje się drobnicą i zakupami technicznymi potrzebnymi na bieżąco.

Najważniejsze, żeby ten podział był ustalony zanim pojawi się pierwsza faktura.

Jeśli wykonawca dolicza marżę – ustalcie jej sposób. Jeśli materiały zapewnia inwestor – wykonawca powinien wcześniej podawać zapotrzebowanie. Jeśli duże zamówienie organizuje ekipa – cena może zostać zaakceptowana przed zakupem.

Przy dobrej organizacji inwestor nie musi biegać po każdy worek kleju, a jednocześnie nadal wie, na co wydawane są większe kwoty.